16 JANVIER 2019

Croître, 90 jours à la fois!

« Être dans l’action » On se fait souvent dire qu’en tant que dirigeant d’entreprise, on est souvent trop dans nos pensées, dans nos idées; pas assez dans l’action. On dresse de beaux objectifs, on les fixe souvent pour l’année en mettant en place un échéancier un peu « lousse » pour y arriver.

Grâce à notre bibliothèque en libre-service et, surtout, aux conseils de Joé Bussière de Libéo, j’ai lu en avril dernier le livre Traction : Get A Grip On Your Business. Ce livre expose le système entrepreneurial Traction qui repose sur une planification stratégique très serrée.

Cette méthode particulièrement axée vers la Vision de l’entreprise et les actions qui en découlent pour y arriver est au cœur d’une planification stratégique qui est refaite tous les 90 jours. C’est donc à partir de cette méthode qui nous avons nous-mêmes bâtie notre processus de planification stratégique.

De 90 jours en 90 jours
Ainsi, depuis juin dernier, toute l’équipe participe à ces Rencontres de 90 jours avec un seul but en tête, faire des 90 prochains jours, des moments charnières de notre croissance. Et ça fonctionne !

Le déroulement de ces journées peut paraître simple, mais ce sont les sujets traités qui rendent cette rencontre aussi productive.

Préalablement, les employés sont appelés à faire part de leur liste d’irritants au travail, qui peut aller du simple « il me manque des crayons rouges » à « La procédure de démarrage avec un client est déficiente ». Chaque employé me rencontre afin de discuter de ses irritants et tenter d’en solutionner le plus possible – acheter des crayons rouges n’a pas à être débattu longtemps alors que de réfléchir en groupe à la procédure de démarrage avec un client peut être très bénéfique.

Ces rencontres individuelles préalables permettent par la suite de bâtir la liste des irritants qui seront solutionnés lors de la rencontre.

Également, nous nous assurons de tenir ces réunions dans un endroit neutre, en dehors de nos lieux de bureau. À cet effet, la salle de conférence de l’Espace Colocaux à Joliette est tout indiquée pour ce genre de réunion.

Pour débuter ce genre de rencontre, quoi de mieux qu’un bon jeu brise-glace? On démarre donc toujours par un jeu qui permet à l’équipe d’améliorer sa communication, sa perception de certaines situations, les actions qui en découlent et, surtout, d’avoir du plaisir.

Par la suite, on revient sur la situation des 90 derniers jours. On prend le temps de poser un regard neutre sur l’atteinte ou non des objectifs qu’on s’était fixés au préalable et pour se féliciter du travail accompli. En soi, cet exercice est très révélateur du potentiel de ces rencontres : on peut accomplir de très grandes choses en 90 jours !

On passe ensuite environ une heure à créer des objectifs qui pourront se réaliser dans les prochains 90 jours, on dresse la liste des actions qui permettront d’y arriver et on identifie la personne qui veillera à son application.

On se garde alors du temps pour régler les irritants. Quoi de mieux qu’une bonne discussion d’équipe, axée sur les commentaires constructifs et la mise en commun de la créativité de tous et chacun? C’est ainsi qu’on arrive à améliorer nos méthodes de travail, qu’on solutionne des problématiques et qu’on réfléchit à l’optimisation de nos façons de faire. La méthode est simple : on attaque les irritants ayant les plus gros impacts sur l’équipe en premier lieu, on identifie les solutions, le temps nécessaire pour les appliquer et qui en sera responsable.

Évidemment, ce genre de journée est très intense. On réfléchit énormément, on se challenge; on invente.

Mais comment toute cette énergie et ces efforts peuvent offrir un rendement? En s’assurant de suivre le processus par lequel les irritants seront comblés ainsi qu’en faisant un suivi de l’évolution de l’application des objectifs. On fait donc des suivis à toutes les semaines auprès des personnes responsables afin de mesurer l’évolution et de comprendre pourquoi on y arrivera ou pourquoi on n’y arrivera pas.

Qu’est-ce que ça change?
La mise en place de cette méthode a été un événement marquant dans notre croissance récente. Ces réunions ont un effet de stimulation immédiat sur l’équipe, qui voit le potentiel réel dont elle dispose afin d’améliorer sa performance et son environnement. Au-delà de ça, ces réunions permettent de voir, tous ensemble, la direction vers laquelle on s’en va et de comprendre clairement ce qui fera qu’on y arrivera. J’oserais dire que c’est ce qui permet de voir que mettre l’épaule à la roue fera avancer l’entreprise dans le sens qu’elle désire. C’est carrément se donner du « karburant ».

En tant que dirigeant, l’humilité est partie prenante de ce processus : il faut accepter qu’on s’entoure de meilleurs que nous et que leurs idées sont là pour améliorer l’entreprise et non pour démontrer que nos idées ne sont pas bonnes. Quand on a fondé l’entreprise et mis en place la majorité des processus, ce n’est pas toujours facile. Cependant, l’impact est indéniable.

Comme je le disais d’entrée de jeu, l’application de cette méthode pour Karbur a permis de grandes choses : des processus qui n’étaient pas clairement établis ont été cartographiés, simplifiés et diffusés auprès de tous; notre méthode de travail s’est grandement améliorée; plusieurs petits irritants ont pu être traités et l’atteinte de plusieurs objectifs ont permis de contribuer à la croissance du chiffre d’affaires de l’entreprise et à sa rentabilité.

Vraiment, la rencontre de 90 jours est maintenant devenue une réunion que toute l’équipe attend avec impatience.