28 JANVIER 2019

Comment Officevibe facilite notre connaissance

Avec la croissance, vient son lot de défis. En l’espace de quelques mois, Karbur a connu une très belle croissance, passant de 4 employés en décembre 2017 à 12 en janvier 2019.

Évidemment, pour un gestionnaire, dans un contexte comme celui-là, les choses vont vite, se bousculent et on perd parfois le contact humain qui permet d’avoir une bonne conversation franche et constructive avec tous les membres de l’équipe de façon régulière.

On s’est donc mis à la recherche d’une façon d’en apprendre plus sur ce que ressentait notre équipe et, surtout, quel feedback pouvait-elle nous donner. La première idée qui nous vient en tête, c’est toujours de faire des rencontres et de prendre le temps de s’asseoir pour avoir cette discussion franche. Cependant, le temps et la discipline nécessaires, en ces temps de croissance, ne nous permettaient pas d’y arriver. Le processus d’évaluation de notre équipe repose déjà sur deux rencontres par année d’environ 1h30 permettant de faire le tour de plusieurs éléments, tant sur le plan personnel que sur le plan professionnel, mais il nous manquait cette rétroaction régulière.

Ayant assisté à quelques conférences de Simon de Baene de G-Soft, j’avais donc entendu parler de leur logiciel Officevibe, sans trop savoir ce que c’était. Finalement, c’est bien simple : c’est l’outil qui mesure le pouls de votre équipe, de façon hebdomadaire, bi-mensuelle ou mensuelle, selon votre choix.

Implantation
D’emblée, le processus d’implantation au sein de l’équipe est très simple : on crée un compte dans Officevibe, on indique les adresses de courriel des gens qui doivent y participer et ils n’auront ensuite qu’à créer leur compte.

Fonctionnement
C’est par son fonctionnement que la magie opère !

Chez Karbur, on a choisi de sonder l’équipe de façon hebdomadaire. Ainsi, chaque semaine, l’équipe reçoit un sondage individuel et anonyme de quelques questions seulement. Ces questions permettent ainsi à Officevibe de mesurer des variables très précises : l’engagement, le eNPS, la Croissance personnelle, le Sentiment d’appartenance, les Relations entre les collègues, les Relations avec les gestionnaires, la Reconnaissance, le Bien-être, le Feedback, la Satisfaction, le Bonheur et l’Alignement.

Le gestionnaire a alors accès à un tableau de bord qui lui permet de connaître les variations pour son équipe :
Quel est notre score aujourd’hui?

Quelles sont les variations, de telle date à telle date?

Qu’est-ce que ça a changé?
Pour nous, l’implantation d’un tel système nous a permis de mettre des mots sur des réactions, des humeurs et la cadence de travail. C’est surtout une excellente façon de comprendre la Vibe du bureau, comprendre pourquoi ça a si bien été cette semaine ou pourquoi il y a eu quelques moments plus difficiles.

Ce dont on tire tout de même le plus profit, c’est la possibilité de recevoir des feedbacks (anonymes ou non; c’est au choix de l’utilisateur). Le feedback reçu est super pertinent. Pour les employés, également, le fait que ce soit anonyme s’ils le désirent, leur offre la possibilité de nous dire des choses qu’on n’avait pas nécessairement vues ou comprises de cette façon, ou qu’ils n’auraient peut-être pas eu le courage de nous transmettre.

Officevibe a deux fonctionnalités également très agréables pour l’équipe : PraiseGame et FaceGame. PraiseGame permet à l’équipe d’envoyer des feedbacks entre eux alors que FaceGame permet de mettre des noms sur des visages… Quand l’équipe s’agrandit, ça peut être drôlement pratique !

Au final, cette nouvelle pratique de gestion a un impact fort positif sur notre façon de travailler avec notre équipe. Dans un premier temps, nous savons bien comment les gens se sentent et nous sommes en mesure de réagir rapidement. Dans un deuxième temps, les employés savent que remplir leur sondage nous donne l’information requise pour bien répondre à leurs besoins. Tout le monde gagne…